Traktamente: belopp, regler och hur du bokför det

När traktamente får betalas skattefritt

Tre villkor ska vara uppfyllda samtidigt. Faller ett av dem blir hela ersättningen skattepliktig lön.

• Det ska vara en tjänsteresa, alltså en resa som arbetsgivaren beordrat och som ligger utanför den vanliga verksamhetsorten.
• Resan ska innebära övernattning. Utan övernattning finns inget skattefritt traktamente, oavsett hur lång dagen blev.
• Resmålet ska ligga mer än 50 kilometer från både bostaden och tjänstestället. Båda avstånden ska vara uppfyllda.

Skattefria schablonbelopp inrikes

Det här är beloppen för en tjänsteresa inom Sverige. En hel dag är en dag med avresa före klockan 12.00 eller hemkomst efter klockan 19.00. Uppfylls inte det räknas dagen som halv dag.

Så minskas traktamentet när måltider ingår

Ingår måltider i resan, till exempel frukost på hotellet eller lunch på en konferens, ska traktamentet minskas. Tanken är att du bara ska få ersättning för kostnader du faktiskt haft.

Tabellen visar vad ett helt traktamente på 300 kronor minskas till:

Traktamente vid utlandsresa

För resor utomlands finns ett normalbelopp per land, fastställt av Skatteverket varje år. Beloppen skiljer sig kraftigt åt, så de går inte att sammanfatta i en siffra: slå upp det aktuella landet i Skatteverkets lista innan du betalar ut.

Principen är densamma som inrikes, men reduktionen för fria måltider anges i procent av normalbeloppet i stället för i kronor:

Så bokför du traktamente

Ett traktamente inom schablonen är en avdragsgill kostnad för företaget och skattefritt för mottagaren. Det ska inte dras skatt på det och inga arbetsgivaravgifter ska betalas, men det ska ändå redovisas i arbetsgivardeklarationen som en upplysning.

Betalar du ut mer än schablonbeloppet är den överskjutande delen vanlig lön: skattepliktig, avgiftsgrundande och redovisad som lön på individnivå. Det är därför värt att lägga sig på schablonen och inte över.

Praktiskt bokförs traktamentet som en personalkostnad. Har den anställde lagt ut för resan själv och får ersättning i efterhand är det en utbetalning till den anställde, inte en leverantörsbetalning, och ska kunna spåras till ett reseunderlag.

Traktamente i enskild firma

Driver du enskild firma kan du inte betala ut traktamente till dig själv, eftersom du inte är anställd i din egen firma. Däremot får du göra avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa med övernattning, och avdraget följer samma schablonbelopp.

Skillnaden är alltså administrativ snarare än ekonomisk: i stället för en utbetalning blir det ett avdrag i näringsverksamheten, som redovisas på NE-bilagan. Kraven på övernattning och avståndet på fem mil gäller precis likadant.

Vanliga frågor

Hur mycket är traktamentet?

300 kronor för en hel dag vid inrikes tjänsteresa med övernattning, och 150 kronor för en halv dag. Efter tre månader på samma ort sänks beloppet till 210 kronor.

Får jag traktamente utan övernattning?

Nej. Skattefritt traktamente förutsätter övernattning. En lång arbetsdag utan övernattning ger inget traktamente, hur långt bort resmålet än ligger.

Måste traktamentet minskas om frukosten ingår i hotellpriset?

Ja. Ingår frukost minskas ett helt traktamente till 60 kronor. Det gäller även när frukosten ingår i rumspriset utan att specificeras.

Vad händer om jag betalar ut mer än schablonbeloppet?

Den del som överstiger schablonen är skattepliktig lön. Den ska beskattas, ligga till grund för arbetsgivaravgifter och redovisas på individnivå i arbetsgivardeklarationen.

Kan jag ta ut traktamente i min enskilda firma?

Du kan inte betala ut det till dig själv, men du får göra avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa med övernattning, med samma schablonbelopp. Avdraget redovisas i näringsverksamheten.

• MilersättningSkattefri milersättning för egen bil och förmånsbil, vad en körjournal måste innehålla, milersättning i enskild firma och de fel som kostar mest.
• Representation och gåvorVad är avdragsgillt vid representation, hur mycket moms får du dra av på en måltid, och vad gäller för julbord, julgåvor och friskvårdsbidrag? Beloppen och reglerna.
• Vad kostar bokföring?Vad kostar bokföring egentligen? Jämför redovisningsbyrå per timme, fast pris och bokföringsprogram, med räkneexempel för enskild firma och litet aktiebolag.