Integritetspolicy

Vem som ansvarar för dina uppgifter

Guttae AB, org.nr 559266-9948, Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandlingen som beskrivs här. Har du frågor når du oss på info@bokfrid.se.

Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar de uppgifter som behövs för att tjänsten ska fungera:

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och lösenord (lagrat i skyddad, hashad form).
• Företagsuppgifter: företagsnamn, organisationsnummer och liknande uppgifter om ditt företag.
• Bokföringsmaterial: kontoutdrag, verifikationer, fakturor och löneuppgifter som du laddar upp eller skapar i tjänsten. Materialet kan innehålla personuppgifter om andra, till exempel anställda, kunder och leverantörer.
• Meddelanden: det du skriver till AI-assistenten och till supporten.
• Kvitton via e-post: mejl som du eller dina leverantörer skickar till din kvittoadress i Bokfrid, inklusive avsändare, ämne, innehåll och bilagor.
• Skattekontot: saldo och transaktioner på företagets skattekonto, som vi hämtar från Skatteverket bara när du ber om det och har loggat in hos Skatteverket med din e-legitimation.
• Teknisk information: loggar och IP-adress, som behövs för drift och säkerhet.

Varför vi behandlar uppgifterna

Vi behandlar uppgifterna för att tillhandahålla tjänsten enligt vårt avtal med dig, för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bland annat bokföringslagen) och, med stöd av berättigat intresse, för att hålla tjänsten säker och förbättra den.

Vi säljer aldrig dina uppgifter, och vi använder dem inte för reklam.

AI-assistenten

Bokfrids förslag tas fram med hjälp av AI-leverantörer som behandlar uppgifterna för vår räkning, som personuppgiftsbiträden. Uppgifterna används enbart för att ta fram förslagen i tjänsten och inte för att träna leverantörernas modeller.

Vi skickar bara det som behövs för att ta fram ett bra förslag: raderna som ska bokföras, dina meddelanden till assistenten och företagets bokföringsinställningar, till exempel bolagsform och momsperiod.

Ditt företags identitet följer aldrig med automatiskt. Företagsnamn, organisationsnummer, ditt namn och dina kontaktuppgifter ingår inte i det som skickas till AI-leverantörerna.

Tänk på att det du själv skriver till assistenten, och innehållet i dokument du laddar upp, skickas som det är för att kunna läsas, och det kan förstås innehålla namn, till exempel på en faktura.

Vilka vi delar uppgifter med

Vi delar uppgifter med underleverantörer som hjälper oss driva tjänsten, till exempel för hosting, AI-bearbetning och e-post. De behandlar uppgifterna enligt avtal med oss och bara för våra ändamål.

Om du själv ber om hjälp av en redovisningskonsult delar vi det som behövs för att konsulten ska kunna hjälpa dig. Vi lämnar också ut uppgifter när lagen kräver det, till exempel till myndigheter.

Var uppgifterna behandlas

Vi strävar efter att behandla uppgifterna inom EU/EES. Om en underleverantör behandlar uppgifter utanför EES använder vi skyddsåtgärder som EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Mejl till din kvittoadress tas emot av vår e-postleverantör Twilio SendGrid, som behandlar dem i USA med stöd av standardavtalsklausuler, innan de lämnas vidare till Bokfrid.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar dina uppgifter så länge ditt konto är aktivt. Räkenskapsinformation måste enligt bokföringslagen sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och den lagras därför även efter att kontot avslutats.

Mejl till din kvittoadress sparas i 30 dagar så att ett kvitto som inte gick att läsa kan läsas igen. Därefter tas innehållet bort, och bara själva kvittot finns kvar som underlag i din bokföring. Originalmejlet finns i din egen brevlåda.

Övriga uppgifter raderas eller anonymiseras inom rimlig tid efter att kontot avslutats.

Hur vi skyddar uppgifterna

Uppgifterna skyddas med kryptering under överföring, behörighetsstyrning och andra tekniska och organisatoriska åtgärder. Bara de som behöver uppgifterna för att utföra sitt arbete har tillgång till dem.

Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få uppgifter raderade när de inte längre behövs, få behandlingen begränsad, invända mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse och få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format.

Kontakta oss på info@bokfrid.se så hjälper vi dig. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Cookies och lokal lagring

Bokfrid använder inga annons- eller spårningscookies. Webbläsarens lokala lagring används för det som krävs för att tjänsten ska fungera: din inloggning och dina inställningar, till exempel valt tema.

Ändringar i policyn

Om vi ändrar policyn publicerar vi den nya versionen här med nytt datum. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig i tjänsten eller via e-post.