Det är inte bokföringen som är jobbig. Det är letandet.
Kvittot från taxin ligger i ett mejl från i tisdags. Fakturan för domänen kom som pdf i mars. Spotify skickar kvittot som text i själva mejlet, utan bilaga. I slutet av månaden sitter du och söker i inkorgen, laddar ner ett kvitto i taget och laddar upp det igen. Många program hjälper inte till: de tar bara emot pdf-bilagor, och kvitton som ligger i själva mejlet försvinner på vägen.
Två vägar in. Samma hög att granska.
Mejla eller vidarebefordra
Du får en egen adress, till exempel kvitton-8f3k2p@in.bokfrid.se. Vidarebefordra kvittot dit från mobilen eller datorn. Det är allt.
Fota eller ladda upp
Papperskvittot fotar du i mobilen. Sedan 1 juli 2024 får du slänga originalet så snart bilden är läsbar och innehåller allt som stod på det. Pdf-filer och bilder laddar du upp som vanligt.
Så här ser det ut
Ett kvitto från en taxiresa, vidarebefordrat som det är. Ingen bilaga, bara mejlet.
- Till
- kvitton-8f3k2p@in.bokfrid.se
- Från
- anna@annasbyra.se
- Ämne
- Fwd: Ditt kvitto från Bolt
Tack för att du åkte med Bolt!
Resa 12 september, 14:32, Vasagatan till Södermalm
Totalt 189,00 kr, varav moms 10,70 kr
Ingen bilaga
- Datum
- 12 september 2026
- Belopp
- 189,00 kr
- Moms
- 10,70 kr (6 %)
- Motpart
- Bolt
- Konto
- 5800 Resekostnader
- Bankrad
- Matchad: BOLT.EU 12 sep, 189,00 kr
Det här händer när kvittot kommit in
Kvittot sorteras fram
Assistenten avgör vad som är ett kvitto. Nyhetsbrev, orderbekräftelser utan belopp och lösenordsmejl sorteras bort. Flera kvitton i samma mejl blir flera underlag.
Belopp och moms läses av
Assistenten läser datum, belopp, moms och motpart, oavsett om kvittot är en pdf, en bild eller bara text i mejlet. Kvitton utan bilaga sparas som pdf så att de går att arkivera.
Kvittot matchas mot kontoutdraget
Kvittot paras ihop med köpet på kontoutdraget utifrån belopp och datum. Kommer kvittot innan bankraden, vilket är vanligt vid kortköp, väntar det tills raden dyker upp.
Du bekräftar
Förslaget på kontering ligger klart med kvittot bredvid. Ingenting bokförs förrän du har tittat och sagt ja. Är assistenten osäker på om ett mejl är ett kvitto hamnar det i en egen hög i stället för att försvinna.
Även kvitton som inte är en bilaga
Bolt, Uber, Spotify, Google, Apple och de flesta prenumerationstjänster skickar kvittot som själva mejlet, utan pdf. Program som bara tar emot bilagor tappar dem. Bokfrid läser mejlet precis som du gör, sparar det som pdf tillsammans med originalmejlet och behandlar det som vilket kvitto som helst.
- Taxi och tåg
- Prenumerationer och SaaS
- Domäner och hosting
- Appköp och annonser
Ge adressen till leverantörerna
Din Bokfrid-adress fungerar som fakturaadress. Be revisorn, hyresvärden och alla som mejlar fakturor att skicka dem dit, så landar de i bokföringen utan att gå via din inkorg. Du bestämmer vilka avsändare som får skicka in direkt och vilka som hamnar i granskningshögen först.
Vanliga frågor om kvitton via mejl
- Hur skickar jag kvitton till bokföringen via mejl?
- Du får en egen adress i Bokfrid, till exempel kvitton-8f3k2p@in.bokfrid.se. Vidarebefordra kvittot dit från vilken mejl som helst, så dyker det upp i din granskningshög med belopp, moms och motpart ifyllda. Adressen hittar du under inställningar och kan byta när du vill.
- Kan jag slippa vidarebefordra varje kvitto själv?
- Ja, för det mesta. Ge din Bokfrid-adress till leverantörer som mejlar fakturor så kommer de direkt. För återkommande kvitton, som prenumerationer och taxi, skapar du en regel i ditt mejlprogram som vidarebefordrar allt från den avsändaren. Då är det bara engångsköpen kvar att skicka för hand.
- Fungerar det med kvitton som inte har någon bilaga?
- Ja. Kvitton som är text i själva mejlet, som från Bolt, Spotify eller Google, läses precis som en pdf. Bokfrid sparar dem som pdf tillsammans med originalmejlet så att de går att arkivera.
- Vilka filformat kan jag skicka?
- Pdf, jpg och png som bilagor, och mejl utan bilaga där kvittot är själva texten. Kvitton som bara är en länk till en sida där du måste logga in kan ingen hämta åt dig. Då säger Bokfrid till, så att du kan ladda ner kvittot själv.
- Måste avsändaren vara registrerad?
- Nej. Alla kan skicka till din adress, men kvitton från avsändare du inte lagt till hamnar i granskningshögen märkta som okänd avsändare i stället för att gå vidare direkt. Din egen mejl är tillåten från början, och du lägger till leverantörer och anställda i inställningarna.
- Kan anställda skicka in kvitton?
- Ja. Lägg till deras mejladresser som tillåtna avsändare, så kan de vidarebefordra kvitton och fota utlägg direkt till företagets adress utan att ha ett eget konto i Bokfrid.
- Får jag slänga papperskvittot när jag fotat det?
- Ja, sedan reglerna ändrades den 1 juli 2024. Originalet får förstöras så snart informationen har överförts korrekt till bilden: den ska vara läsbar och innehålla allt som stod på kvittot. Bilden ska sedan sparas i sju år.
- Kostar kvittohanteringen extra?
- Nej. Mejladressen, tolkningen och matchningen ingår i de 99 kronorna i månaden, utan tak på antal kvitton.