Hur länge måste man spara bokföring? Sju år, och så räknas de

Svaret först

All räkenskapsinformation ska bevaras i 7 år. Tiden räknas inte från fakturans datum utan från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ett exempel: har du kalenderår som räkenskapsår och bokslutet avser 2026, avslutas räkenskapsåret den 31 december 2026. Då ska materialet sparas till och med den 31 december 2033.

Det innebär i praktiken att en faktura från januari 2026 ska sparas i nästan åtta år. Det är också därför tumregeln "sju år" alltid blir lite i underkant om man räknar från fakturadatum.

Vad som räknas som räkenskapsinformation

Det är mer än verifikationerna. Allt som behövs för att förstå bokföringen ska sparas:

• Verifikationer: fakturor, kvitton, avtalsunderlag och annat som visar vad en affärshändelse gällde.
• Grundbokföring och huvudbokföring, alltså själva bokföringen.
• Årsbokslut, årsredovisning och specifikationer till balansposterna.
• Systemdokumentation och behandlingshistorik: en beskrivning av hur bokföringssystemet fungerar, så att någon i framtiden kan förstå hur siffrorna kom dit.
• Avtal och andra handlingar som är av särskild betydelse för att förstå verksamheten.

Digitalt eller på papper: vad som gäller nu

Här ändrades reglerna den 1 juli 2024, och många lever fortfarande efter de gamla.

Tidigare gällde att ett kvitto eller en faktura som kommit på papper måste sparas i pappersform i tre år, även om du scannat in den. Först därefter fick pappret slängas.

Nu får du förstöra originalet så snart informationen har överförts till en annan handling, till exempel en scannad bild eller en digital kopia. Kravet är att överföringen är korrekt och att ingenting går förlorat: bilden ska vara läsbar och innehålla allt som stod på originalet.

Arkiveringstiden påverkas inte av det här. Den digitala kopian ska fortfarande sparas i 7 år efter räkenskapsårets utgång.

Kraven på hur det sparas

Formen är fri, men tre krav gäller oavsett var materialet ligger:

• Det ska vara läsbart under hela arkiveringstiden. Ett filformat som ingen kan öppna om sex år uppfyller inte kravet.
• Det ska vara varaktigt. Materialet får inte kunna ändras i efterhand utan att det syns.
• Det ska vara åtkomligt i Sverige. Molnlagring är tillåtet, men du ska kunna ta fram materialet här och omedelbart, om Skatteverket frågar.

Vad som gäller vid programbyte och nedläggning

Byter du bokföringsprogram följer arkiveringsskyldigheten med dig, inte med programmet. Det gamla systemet kan stängas av, men informationen måste fortfarande finnas kvar och gå att läsa.

Praktiskt betyder det att du inför ett byte bör exportera en SIE-fil och dessutom spara verifikationerna med sina bilagor i ett format som går att öppna utan det gamla programmet, till exempel PDF. Lägg det på ett ställe du kommer åt om sju år, inte i ett konto du säger upp.

Avvecklar du verksamheten gäller samma sak. Skyldigheten att spara upphör inte för att företaget gör det, och för en enskild firma är det du personligen som ansvarar för materialet.

Så gör Bokfrid

Varje verifikation sparas med sina bilagor, sökbart, så länge den ska sparas. Du behöver inte hålla reda på vilket år som går ut när.

Vill du ta med dig allt någon annanstans kan du när som helst exportera en fullständig SIE-fil och ladda ner verifikationerna med bilagor. Det ingår i priset och kräver ingen uppgradering. Ett arkiv du inte kommer åt är inget arkiv.

Vanliga frågor

Hur länge måste man spara bokföring?

Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett räkenskapsår som slutar den 31 december 2026 innebär det till och med den 31 december 2033.

Måste jag spara kvitton på papper?

Nej, inte sedan reglerna ändrades den 1 juli 2024. Du får förstöra pappersoriginalet så snart informationen har överförts korrekt till en annan handling, till exempel en scannad bild. Den digitala kopian ska sparas i sju år.

Hur länge ska en enskild firma spara bokföringen?

Samma sju år som alla andra. Skyldigheten är personlig, så den följer med dig även om du avslutar firman.

Får jag spara bokföringen i molnet?

Ja. Kravet är att materialet är läsbart, varaktigt och åtkomligt i Sverige, så att du kan ta fram det omedelbart om Skatteverket begär det. Var servern fysiskt står är inte det avgörande.

Vad händer med bokföringen om jag byter program?

Arkiveringsskyldigheten följer med dig, inte med programmet. Exportera en SIE-fil och spara verifikationerna med bilagor i ett format du kan öppna utan det gamla systemet innan du säger upp abonnemanget.

• Byta bokföringsprogramByta bokföringsprogram från Fortnox, Visma eller Bokio? Så exporterar du en SIE-fil, läser in ingående balanser i Bokfrid och kommer igång på en kväll.
• Bokföring för enskild firmaAllt om bokföring för enskild firma: vad som måste bokföras, kontantmetoden, moms, egna uttag, egenavgifter och NE-bilagan. Plus hur Bokfrid gör det åt dig.
• Kontantmetoden eller fakturametodenSkillnaden mellan kontantmetoden och fakturametoden, vem som får använda vilken, vad de gör med momsen och bokslutet, och hur du byter metod.